8 trucos principales para usar OneNote como gestión de proyectos

OneNote es muy popular por sus capacidades para tomar notas. Sin embargo, puede usar fácilmente OneNote como administración de proyectos con organización inteligente, plantillas de OneNote, funciones para compartir e integración inteligente con Outlook.

Tal vez no desee utilizar otra herramienta de gestión de proyectos y su objetivo sea trabajar desde una única interfaz todo el día. Ya tiene todos los datos disponibles en el bloc de notas de OneNote y el uso del mismo software para la gestión de proyectos debería ofrecer una experiencia perfecta. Siga los consejos a continuación y trabaje con OneNote.

1. Utilice el cuaderno, la sección y las páginas de OneNote

OneNote usa un método único para organizar notas. A diferencia de Evernote y Apple Notes, no está limitado a usar etiquetas para organizar las notas. Puede confiar en las secciones y páginas para organizar sus Conclusiones.

Puede crear un cuaderno separado para el próximo proyecto y crear diferentes secciones para él. Por ejemplo, puede crear un nuevo cuaderno como un nombre de aplicación / software, agregarle secciones como UX, UI, Comunicación, Desarrollo de software y Pruebas.

Agregue las notas o páginas necesarias y cree el cuaderno perfecto que esté listo para compartir.

2. Eche una mano con las plantillas de OneNote

Crear cada página de OneNote desde cero requiere mucho tiempo. Después de todo, elige OneNote como herramienta de gestión de proyectos para ahorrar tiempo. Tu no?

Puede optar por una de las plantillas integradas de OneNote y comenzar rápidamente.

Paso 1: Abra OneNote en su computadora.

Paso 2: Seleccione la sección y el cuaderno relevantes.

Paso 3: Agregue una nueva página y haga clic en el menú Insertar en la parte superior.

Paso 4: Seleccione Plantillas de página.

Paso 5: Abrirá un menú de Plantillas dedicado.

Paso 6: Seleccione su plantilla preferida de la lista y vea la magia.

Solo necesita hacer algunas modificaciones aquí y allá. Incluso puede crear plantillas personalizadas de OneNote para ahorrar más tiempo en el futuro. Lea nuestra publicación dedicada para aprender a crear plantillas en OneNote.

3. Agregue correos electrónicos de Outlook a OneNote

En algunas situaciones, debe enviar correos electrónicos de clientes importantes a OneNote como referencia.

Outlook ofrece integración directa con OneNote. He aquí cómo puede usarlo.

Paso 1: Abra Outlook en Windows.

Paso 2: Seleccione un correo electrónico que desee enviar a OneNote.

Paso 3: Haga clic en el menú de tres puntos en la esquina superior derecha y seleccione OneNote.

Outlook le preguntará dónde desea guardar el correo electrónico en OneNote. Seleccione la sección en un cuaderno y estará listo.

4. Agregue archivos relevantes a OneNote

Antes de compartir un bloc de notas de OneNote con otras personas, debe agregar archivos y hojas de cálculo relevantes a una página. Es bastante fácil hacerlo.

Desde una página de OneNote, seleccione Insertar. Obtendrá una opción para integrar el archivo de Excel a la página. Si desea grabar audio o video, puede hacerlo fácilmente desde el mismo menú.

5. Comparta OneNote Notebook

Ahora que ha creado un bloc de notas de OneNote perfecto con plantillas, correos electrónicos, archivos y más, es hora de compartir el bloc de notas con otros miembros del equipo para administrar el proyecto.

Paso 1: Desde un cuaderno de OneNote, haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda.

Paso 2: Seleccione Compartir.

Paso 3: Escribe las direcciones de correo electrónico de otros miembros y dales permiso de edición.

Paso 4: Haga clic en Compartir en la parte inferior y permita que otros se unan a la libreta.

6. Seguimiento de cambios recientes

Una vez que su equipo se une a un bloc de notas de OneNote, querrá realizar un seguimiento de los cambios realizados por otros.

Desde un bloc de notas de OneNote, vaya al menú Historial en la parte superior. Seleccione Ediciones recientes y verifique las modificaciones realizadas por otros en una página. También puede buscar cambios por un autor específico desde el menú Buscar por autor.

7. Etiquetas maestras para rastrear el estado de la tarea

OneNote viene con docenas de etiquetas integradas para rastrear el progreso del proyecto. Desde una página de OneNote, puede ir a Inicio y marcar Etiquetas.

Puede agregar diferentes etiquetas como Proyecto, Discutir con la Persona X, Solicitud del cliente, Importante, Devolver la llamada, Enviar por correo electrónico y más.

8. Proteger con contraseña la página de OneNote

No querrá que todos los miembros del equipo tengan acceso a todas las páginas de OneNote, ¿verdad? Algunas páginas de OneNote pueden contener información confidencial como resultados trimestrales, comentarios duros de los clientes, diseño final de la interfaz de usuario y más.

Para evitar el acceso no autorizado a estas páginas, puede protegerlas con contraseña desde la sección Revisar.

De esa manera, solo usted y los miembros seleccionados del equipo tienen acceso a la página.

Domine las capacidades de gestión de proyectos de OneNote

¿Por qué pagar más por una herramienta de gestión de proyectos dedicada cuando puede realizar el trabajo desde OneNote? Claro, las herramientas dedicadas vienen con docenas de funciones, pero pregúntese, ¿las utilizará? De lo contrario, OneNote puede ser la solución ideal para administrar pequeños proyectos sobre la marcha.