Si necesita utilizar la función de calendario de Microsoft Outlook para programar reuniones, ha venido al lugar correcto. Siga esta guía paso a paso para crear una cita, convertirla en una reunión e invitar a las personas adecuadas.
Cómo programar reuniones con Outlook: paso a paso
Paso 1: abra Outlook y haga clic en el icono Calendario en el lado izquierdo.
Paso 2: Decida una fecha y hora para su reunión. Haga clic en esa fecha y luego haga doble clic en el intervalo de tiempo que desea utilizar. Nota: También puede hacer clic derecho en el intervalo de tiempo y seleccionar Nueva convocatoria de reunión.
Paso 3: Ahora debería ver una ventana separada en la que puede ingresar toda la información relevante de la reunión. Cree un título para su reunión y use el menú desplegable junto a Hora de finalización para elegir la duración de la reunión.
Paso 4: Opcional: agregue información adicional al cuadro de texto principal si es necesario.
Paso 5: Para invitar personas a esta reunión, haga clic en el ícono Invitar asistentes en la parte superior de la ventana de la cita. Esto crea una sección De (su correo electrónico) y secciones de asistentes obligatorios y opcionales.
Paso 6: Introduzca las direcciones de correo electrónico de las personas que desea que asistan a la reunión en las secciones correspondientes.
Paso 7: agregue una ubicación a su reunión para que los asistentes sepan dónde ir. Si su organización tiene salas de reuniones dedicadas, es posible que su equipo de TI haya implementado un Buscador de salas. Sin embargo, si al hacer clic en este botón no aparece ninguna información nueva, tendrá que escribir manualmente su ubicación, como se muestra.
Paso 8: Decida si desea tener esta reunión como única o recurrente. Si necesita tener la misma reunión semanal o mensualmente, haga clic en el ícono azul Hacer recurrente. Tiene dos flechas curvas como icono.
Paso 9: edite las opciones de sus reuniones recurrentes. Puede elegir la frecuencia con la que desea que la reunión se repita y si desea que se repita indefinidamente o que finalice después de un período de tiempo específico. En este caso, el usuario ha elegido una serie de ocho reuniones mensuales, siempre un miércoles por la tarde durante media hora.
Paso 10: Haga clic en Aceptar para confirmar la información de recurrencia de su reunión. Vuelva a verificar que toda la información de la reunión sea correcta y haga clic en Enviar. De manera útil, Outlook le notificará si creó una reunión con los asistentes pero olvidó enviarla.
Usar Outlook para programar reuniones de esta manera significa que sus destinatarios reciben la invitación como correo electrónico. Aceptan o rechazan y, si también son usuarios de Outlook, cuando aceptan, la reunión se agrega automáticamente a su calendario. Tu calendario mostrará automáticamente quién ha confirmado su asistencia.
Sugerencia: si la hora o la fecha de la reunión no son adecuadas, puede editarlas en cualquier momento abriendo la reunión en el calendario y ajustándola manualmente. Los destinatarios también pueden sugerir una hora alternativa en su respuesta. Finalmente, siempre puede cambiar las recurrencias de una reunión haciendo clic en el botón azul Editar recurrencia, que se encuentra al final de los detalles de recurrencia en la ventana de la reunión.
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