Oficialmente, un archivo de Microsoft Excel solo puede ser 1,048,576 filas en 16,384 columnas. Seguramente nadie necesita un archivo de Excel más grande que eso, ¿verdad? Bueno, te sorprendería. Incluso si su hoja de cálculo de Excel no es tan masiva, es posible que desee dividirlo en trozos más manejables.
Este artículo mostrará las diversas formas de hacer exactamente eso.
Cómo dividir un archivo de Excel grande en múltiples archivos
Cubremos varias maneras diferentes (oficiales y de terceros) de romper las grandes hojas de cálculo en las más pequeñas.
A mano
Quizás la forma más simple (aunque no más glamorosa) de dividir los archivos es usar solo los atajos de mouse y teclado. Aquí le mostramos cómo hacerlo:
1. Arrastre para resaltar las filas y columnas que desea dividir y copiarlas. Puede hacerlo eligiendo "Copiar" en el menú contextual (haga clic derecho) o con atajo de teclado (CTRL + C).
2. Abra un nuevo libro de trabajo (Ctrl + N) y pegue las celdas en la nueva hoja de cálculo. Nuevamente, puede usar el menú contextual o el atajo de teclado (CTRL + V).
Si sus datos se han formateado de una manera diferente a la hoja de cálculo en blanco en la que está pegando, es posible que desee mantener estas configuraciones, en cuyo caso deberá realizar una pasta especial. Aquí está como:
1. Copie sus datos de su hoja de trabajo existente (CTRL + C) y abra un nuevo libro de trabajo (CTRL + N).
2. En la nueva hoja de cálculo, haga clic en la flecha hacia abajo debajo del botón "Pegar" en la pestaña Inicio.
3. Elija la opción que mantendrá su formato intacto. Rovering el mouse sobre una opción le mostrará una vista previa de la hoja de cálculo. En este caso, elegimos "Mantener anchos de columna de origen".
Excel VBA
La división de libros de trabajo manualmente para una o dos hojas de cálculo puede ser factible, pero ¿qué pasa si necesita hacer lo mismo para 30 o 40 hojas en un libro de trabajo? Afortunadamente, el propio lenguaje de programación de Excel, Visual Basic para Aplicaciones (VBA), lo ha cubierto. Es más complicado, pero puede automatizar el proceso y ahorrarle mucho tiempo. Esto es lo que debe hacer:
1. Comience agregando VBA a su pestaña "Revisión". Haga clic con el botón derecho en la pestaña y elija "Personalizar la cinta".
2. En la ventana que aparece, en la ventana más derecha, marque la casilla "desarrollador".
3. Haga clic en "Aceptar" para confirmar. La pestaña "Desarrollador" ahora será visible en su menú Excel.
Ahora puede abrir VBA y codificar un proceso especial para exportar hojas de trabajo a archivos separados:
1. Deberá habilitar el código VBA para su libro de trabajo guardándolo en el formato correcto. Guarde su archivo como un "libro de trabajo de Excel Macro-habilitado". Puede elegir esta opción en el menú desplegable en el Explorer.
2. En la pestaña "Desarrollador", haga clic en el botón "Visual Basic" para abrir el editor de códigos.
3. Cuando se abra la nueva ventana, haga clic con el botón derecho en "Hoja 1", luego "Insertar", luego "Módulo".
4. Aparecerá un nuevo "módulo" en el menú. Cambiarlo para describir la tarea que realizará, por ejemplo, "export_sheet". No se pueden usar espacios.
5. Escriba lo siguiente en el editor:
6. Luego elija la hoja para exportar a un archivo separado, abra Visual Basic nuevamente y haga clic en el icono "Play" para ejecutar el proceso.
7. Si tiene éxito, recibirá un mensaje y su hoja se guardará por separado.
Tercero
Si la codificación parece demasiado desalentadora y el manual no lo corta, también puede recurrir a aplicaciones de terceros. Hay muchas cosas (divididas CSV, divisor de CSV y hojas de divisas) que automatizarán el proceso para usted. Hay varias opciones gratuitas y pagas, pero como con todas las opciones de terceros, ejercicio de precaución.
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