Las hojas de cálculo de Excel son una de las mejores formas de organizar y compartir datos y las utilizan empresas y organizaciones de todo el mundo. Por supuesto, trabajar con una hoja de cálculo de Excel que no se ha mantenido bien puede ser una pesadilla. Es un arte mantener un entorno de Excel limpio y ordenado, y hacerlo puede facilitar mucho el trabajo con datos.
Esta guía cubrirá algunas de las mejores prácticas para mejorar la legibilidad de los datos de Excel y ayudará a crear hojas de cálculo de aspecto profesional en todo momento.
Legibilidad de datos de Excel: mejores prácticas
1. Organice la información de la forma más lógica
Un factor clave necesario para mejorar la estructura de datos en Excel es comprender la forma en que están organizados los datos. Colocar información relacionada en posiciones vecinas en la hoja de cálculo ayudará a mantener los elementos agrupados y fáciles de identificar. Elegir una forma estándar de organizar la información al principio, ya sea por Nombre, Orden o Tipo, preparará el escenario para una hoja de cálculo organizada y fácilmente legible.
2. Etiquete todo correctamente
Tener etiquetas adecuadas para los datos de la hoja de cálculo permitirá a los usuarios saber exactamente lo que están viendo con solo un vistazo. Esto incluye convenciones de nomenclatura, monedas, tipos de datos y cualquier otra cosa que desee identificar fácilmente. Tener una etiqueta hará que la búsqueda de grupos que coincidan con los criterios de la etiqueta sea fácil de localizar incluso en hojas de cálculo enormes.
3. Ordene cuando sea posible
No vale la pena leer nada en una hoja de cálculo abarrotada. Teniendo en cuenta que puede haber miles de líneas en una sola hoja de cálculo, saber cuándo cortar y consolidar datos puede suponer enormes mejoras en la legibilidad de los datos de Excel. Eliminar elementos como decimales, campos innecesarios y espacios en blanco es una forma rápida de limpiar una hoja de cálculo.
4. Utilice bordes de celda
Usar bordes de celda es otra forma sencilla de organizar y dividir diferentes datos en secciones. Los bordes de las celdas se pueden utilizar para separar etiquetas de los datos mediante líneas de diferente grosor. Puede configurar el grosor de la línea usando el menú desplegable en la barra de herramientas de Excel. Esta es una forma más estándar de separar datos en lugar de utilizar espacios en blanco o líneas discontinuas.
5. Tenga en cuenta la accesibilidad
Cuando se trabaja para mejorar la legibilidad de los datos de Excel, la accesibilidad es otra área clave que a menudo se pasa por alto. Esto es especialmente importante cuando se trabaja con equipos grandes y diversos dentro de la misma hoja de cálculo.
Formas sencillas de mejorar la accesibilidad incluyen el uso del Comprobador de accesibilidad integrado. Esto ejecutará la hoja de cálculo a través de criterios establecidos y resaltará cualquier área que podría mejorar.
6. Utilice el formato de forma adecuada
El formato adecuado es el secreto de una buena hoja de cálculo de Excel. Saber cuándo y si usar negrita, cursiva, subrayado o diferentes colores y grosores de fuente hará que sea más fácil revisar todos los datos.
Mantener los datos como caracteres y números en lugar de identificarlos mediante negrita o color del texto garantizará que todos los que utilicen la hoja de cálculo sepan lo que están viendo y evitarán confusiones.
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