Si Gmail es el rey de los correos electrónicos, Dropbox es el rey del almacenamiento en la nube. Sí, sé lo que estás pensando. ¿Pero qué hay de Google Drive y OneDrive? ¿Qué hay de iCloud? Bueno, no en vano Steve Jobs quería comprar Dropbox antes de que Drew Houston se negara cortésmente.
Incluso con unos miserables 2 GB de almacenamiento gratuito, Dropbox sigue siendo el favorito tanto de los desarrolladores como de los usuarios. Yo mismo prefiero Dropbox a Google Drive para almacenar, acceder y compartir documentos importantes y lo que no. Simplemente funciona de inmediato, siempre, mientras que la unidad de Google aún se enfrenta a problemas de sincronización, ocasionalmente.
Por lo tanto, es natural que quieras acceder y utilizar Dropbox desde Gmail para sacar el máximo provecho de las dos herramientas. De este modo, podrá descargar y guardar fácilmente importantes archivos adjuntos de correo electrónico directamente en Dropbox o adjuntar enlaces a archivos de gran tamaño antes de enviar el correo a su proveedor.
Imagine todo el tiempo y el ancho de banda que podría ahorrar si utilizara esta solución. Esto realmente simplificará la vida de muchas personas que utilizan Gmail y Dropbox a diario.
Hay dos maneras de lograrlo y discutiremos ambas.
Vamos a empezar.
1. Dropbox para Gmail Chrome Extension
Dropbox para Gmail es una extensión de Chrome que puedes instalar fácilmente en tu navegador. Ve a la tienda Chrome, haz clic en el botón Añadir a Chrome y confirma cuando se te pida. Verá un nuevo icono cerca de la barra de direcciones.
Al hacer clic en el nuevo icono de Dropbox, se iniciará directamente Gmail en una nueva pestaña. Ahora, abre Gmail y haz clic en Redactar para crear un nuevo correo. Verá un icono de buzón gris junto al botón Enviar. Haga clic en él para iniciar sesión.
Aparecerá una nueva ventana emergente con una opción de inicio de sesión. También puedes crear una nueva cuenta de Dropbox aquí si aún no tienes una. Estoy usando mi cuenta de Google (Gmail) para acceder a Dropbox porque esto hace que todo sea mucho más fácil para mí.
Me tomaré un momento aquí y le recomendaría que habilite 2FA en su cuenta de Dropbox/Google para que sea más seguro.
Una vez que hayas iniciado sesión, una nueva ventana emergente te saludará con todas las carpetas que has creado en Dropbox. Puedes seleccionar fácilmente cualquier archivo de Dropbox aquí mientras escribes un nuevo mensaje de correo electrónico en Gmail.
Hay una práctica función de búsqueda disponible en la parte superior para que pueda buscar los archivos que desea adjuntar por nombre.
Ten en cuenta que cuando compartes un archivo con la extensión Dropbox para Gmail Chrome, no lo estás cargando ni adjuntando, sino un enlace que se puede compartir con el archivo. Esto reducirá el ancho de banda, el tiempo y le ayudará a enviar correos de forma más rápida y segura.
Para guardar archivos adjuntos de Gmail en Dropbox, sigue el mismo proceso. Abra el correo electrónico y pase el ratón por encima del archivo adjunto. Verás Dropbox junto con la opción Google Drive allí. Haga clic en el botón Dropbox para mostrar una ventana emergente y elija la ubicación del archivo para guardar el archivo adjunto directamente en la nube.
Instalar Dropbox para Gmail
2. Dropbox para el complemento de Gmail
La solución anterior funciona bien para las personas que utilizan Chrome, pero ¿qué pasa con la aplicación de Gmail para Android? ¿Qué hay de aquellos que están usando Firefox o Safari o personas que están trabajando con un equipo?
Dropbox también ofrece soluciones de negocio donde más de una persona tiene acceso a la cuenta. ¿Qué pasa con ellos?
Para contrarrestar estos problemas comunes, puedes utilizar el complemento Dropbox para Gmail. Esto integrará Dropbox directamente en la aplicación de Gmail, haciéndolo accesible desde cualquier lugar.
Abre Gmail en cualquier navegador que desees y haz clic en el icono Equipo bajo el que encontrarás la opción Obtener complementos.
Esto abrirá el G Suite Marketplace. Aquí encontrará complementos para una serie de servicios populares. Utiliza la barra de búsqueda para localizar el complemento Dropbox para Gmail.
Haga clic en el addon una vez para abrir el área de descripción y haga clic en el botón azul Instalar en la parte superior derecha.
Haga clic en Confirmar si se le pide y acceda a su cuenta de Dropbox en la siguiente ventana. Gmail le pedirá varios permisos para acceder a su cuenta de Dropbox. Haga clic en Permitir en la parte inferior aquí y continúe.
Ahora verá el mensaje Instalación completa. Veamos cómo funciona.
Abre cualquier correo electrónico con archivos adjuntos en un navegador y verás el icono de Dropbox a la derecha. Se te pedirá que inicies sesión para que Gmail pueda acceder a los archivos almacenados en los servidores de Dropbox. Sólo es necesario hacerlo una vez para conceder los permisos necesarios.
Ahora, cada vez que reciba un correo electrónico con un archivo adjunto, haga clic en el icono de Dropbox para guardarlo directamente en la nube.
Si abres el mismo correo electrónico en tu aplicación de Gmail en Android, verás la opción Dropbox en la parte inferior de la pantalla. Haga clic en él una vez para guardar el archivo adjunto directamente en Dropbox.
Dropbox para el complemento de Gmail funcionará en todos los navegadores y sistemas operativos, incluidos Android e iOS, ya que está integrado directamente en Gmail. Esta es una solución mucho mejor en mi opinión en comparación con la extensión Chrome.
Recapitulemos
Hay dos formas de acceder y utilizar Dropbox desde Gmail, y ambas funcionan desde el primer momento. No hay una curva de aprendizaje siempre y cuando se sigan los pasos descritos anteriormente.
No hay necesidad de preocuparse por no poder compartir archivos grandes debido a las restricciones de adjuntos de correo electrónico. Gmail y la mayoría de los demás proveedores de servicios de correo electrónico tienen un límite de tamaño de archivos adjuntos de 25 MB, que no es demasiado en estos tiempos. Necesita soluciones mejores y más inteligentes.
El siguiente: ¿No está seguro de qué plataforma de almacenamiento en nube utilizar? ¿Confundido si debe utilizar Google Drive, Dropbox o alguna otra plataforma para almacenar y compartir documentos? Lea la guía de abajo para saber la diferencia entre ellos.
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