Una de las mejores formas de ahorrar tiempo en tareas repetitivas es creando plantillas. La plantilla ayuda a proporcionar una estructura o formulario para cualquier contenido. Por ejemplo, en Microsoft Outlook, los usuarios pueden crear plantillas de correo electrónico en lugar de crear correos electrónicos desde cero cada vez.
Estas plantillas de correo electrónico son útiles cuando los correos electrónicos salientes tienen el mismo contenido o una estructura similar. Para crear una plantilla de correo electrónico en Microsoft Outlook, los usuarios pueden utilizar el Característica de piezas rápidas o el complemento Mis plantillas. Así es como funciona:
Crear una plantilla de correo electrónico con Quick Parts en Microsoft Outlook
Quick Parts es una galería en Microsoft Outlook que contiene contenido reutilizable como texto e imágenes. Los usuarios pueden seleccionar cómodamente estos elementos e insertarlos en correos electrónicos, solicitudes de reunión, tareas, etc. A continuación, se explica cómo utilizar Quick Parts para crear una plantilla de correo electrónico:
Nota: Microsoft introdujo Quick Parts en Outlook 2007 para reemplazar el Autotexto que estaba presente en versiones anteriores.
Paso 1: Inicie Microsoft Outlook en su computadora.
Paso 2: En la cinta, seleccione Nuevo correo electrónico para crear el correo que se guardará como plantilla.
Paso 3: Resalta el texto del correo.
Paso 4: Haga clic en la pestaña Insertar y en el grupo Texto, haga clic en el menú desplegable Partes rápidas.
Paso 5: De las opciones enumeradas, seleccione Guardar selección en Galería de piezas rápidas para abrir un cuadro de diálogo.
Paso 6: Dentro del cuadro de diálogo, complete los detalles relevantes para los campos a continuación:
- Nombre: Este es el identificador único para cada entrada. Quick Parts enumera los nombres en orden alfabético. Esto le resultará muy útil cuando tenga varias entradas.
- Galería: Outlook le ayuda a guardar el contenido de Quick Parts en galerías específicas. Esto es muy útil cuando tienes toneladas de plantillas almacenadas.
- Categoría: Debe ceñirse a General, excepto cuando necesite agrupaciones adicionales para sus plantillas. Las categorías son como subcarpetas y pertenecen a galerías.
- Descripción: Este es un comentario que ayuda a describir cada entrada o plantilla. Nunca ve este atributo, por lo que no hay necesidad de preocuparse por él.
- Guardar en: Para asegurarse de que el contenido esté disponible para su uso en los correos electrónicos de Outlook, utilice NormalEmail.dotm. También puede aislar sus entradas por plantilla.
- Opciones: Este atributo ayuda a determinar cómo inserta cada entrada.
Paso 7: Haga clic en Aceptar para guardar los detalles de su nueva entrada. Siempre puede acceder a esta entrada para diferentes propósitos, incluida la creación de correos electrónicos.
Paso 8: Para usar la nueva plantilla, vaya a la parte del correo electrónico donde necesita que aparezca la plantilla.
Paso 9: Seleccione Quick Parts y haga clic en la plantilla que se utilizará.
Nota: Cualquier elemento guardado en Quick Parts solo está disponible localmente en la PC.
Crear una plantilla de correo electrónico con el complemento Mis plantillas
My Templates es un complemento proporcionado por Microsoft para facilitar la entrada de texto con un solo clic. Con esta función, los usuarios pueden almacenar frases de uso frecuente y agregarlas a los correos electrónicos cuando sea necesario. Esta característica viene preinstalada en Outlook; sin embargo, los usuarios deben tener una cuenta de correo electrónico con un servidor Microsoft Exchange.
A continuación, se explica cómo utilizar el complemento Mis plantillas:
Nota: El complemento Mis plantillas está disponible en Microsoft Outlook 2019, 2016 y 2013, así como en Microsoft 365.
Paso 1: Inicie Microsoft Outlook.
Paso 2: En la cinta, seleccione Nuevo correo electrónico.
Paso 3: En la pestaña Mensajes y dentro del grupo Mis plantillas, haga clic en Ver plantillas.
Nota: Si el complemento Ver plantillas no está preconfigurado en la cinta de Outlook, seleccione Archivo y administrar complementos para instalarlo.
Paso 4: En el nuevo cuadro de diálogo, haga clic en Plantilla.
Paso 5: En los cuadros de texto vacíos, proporcione un título y el cuerpo del correo electrónico.
Paso 6: Haga clic en Guardar para asegurarse de que la plantilla esté disponible en cualquier momento que la necesite.
Paso 7: Haga clic en la plantilla recién creada para transferirla al cuerpo del correo electrónico.
Nota: Las plantillas creadas con el complemento Mis plantillas se almacenan en su buzón y se puede acceder a ellas desde cualquier lugar.
Creación de plantillas de correo electrónico en Gmail
Ya sea que use la función Quick Parts o el complemento My Templates, puede crear fácilmente plantillas simples en Microsoft Outlook. También puede crear Plantillas en otras aplicaciones de correo como Gmail usando Gorgias.
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