Google Forms es una de las mejores herramientas de recopilación de datos en línea del mundo. Con una cuenta de Google, puede crear fácilmente encuestas, RSVP y otros formularios y administrar sus respuestas de la misma manera.
Sin embargo, por cada respuesta a su(s) formulario(s), Google envía una notificación sólo a la dirección de correo electrónico del creador del formulario o del propietario de la cuenta.
Esto es genial. Sin embargo, ¿qué pasa si quieres que varias personas tengan acceso a la respuesta de un formulario sin tener que darles acceso a tu cuenta de Google?
Digamos, por ejemplo, que el equipo de marketing de su empresa está realizando una encuesta con Google Forms. Y como líder del equipo, querrá que todos los miembros del equipo tengan acceso completo a todas las respuestas del formulario en su bandeja de entrada de correo electrónico. ¿Cómo se hace eso?
O decir que estás planeando una fiesta y quieres que todos los miembros del comité de planificación de la fiesta reciban respuestas a la confirmación en línea en su buzón de correo electrónico. Sigue los pasos que se indican a continuación para saber cómo hacerlo.
Enviar respuestas a múltiples correos electrónicos
Para enviar respuestas de Google Forms a varias direcciones de correo electrónico, necesitarías utilizar un complemento de terceros, al menos por ahora.
Siga los pasos siguientes para instalar un complemento que haga el trabajo. Lo he usado en numerosas ocasiones, y ha resultado ser fiable.
Instalando el Add-On
Paso 1: Accede al panel de control de Google Forms y abre el formulario cuyas respuestas quieras enviar a varias direcciones de correo electrónico.
Paso 2: Toca el icono del menú de tres puntos en la esquina superior derecha.
Paso 3: Seleccionar complementos.
Eso abrirá el G Suite Marketplace, donde podrás instalar fácilmente complementos para dar más sabor a tus formularios.
Instalaremos un complemento denominado "Notificación por correo electrónico para los formularios de Google" que permite a los usuarios personalizar las respuestas de sus formularios y enviarlas a varias direcciones de correo electrónico.
Paso 4: Escriba el nombre del complemento "Notificación por correo electrónico para los formularios de Google" en la barra de búsqueda. Toca la opción correspondiente, como se muestra en la imagen siguiente.
Paso 5: Pulsa el botón Instalar para instalar el complemento en tus Google Forms.
Paso 6: Se abrirá una nueva pestaña en tu navegador. En ella se te pedirá que accedas a tu cuenta de Google. Introduce las credenciales de tu cuenta de Google en las casillas correspondientes.
Paso 7: Una vez que haya accedido correctamente a su cuenta de Google, lo siguiente que debe hacer es conceder el acceso al complemento "Notificación por correo electrónico para formularios" a su cuenta.
Desplácese hasta la parte inferior de la página de acceso a la cuenta y pulse Permitir.
Paso 8: Aparece en la pantalla una ventana emergente que confirma que el complemento se ha instalado con éxito. Pulse Siguiente para concluir la instalación.
Google también enviará un mensaje de notificación a tu dirección de correo electrónico, informándote sobre la instalación del complemento "Notificación por correo electrónico para formularios".
Ahora que ha instalado el complemento necesario, profundicemos en cómo usarlo para enviar respuestas de formulario a múltiples direcciones de correo electrónico.
Configuración y uso del complemento
Paso 1: En la página de creación del formulario, toca el icono Add-on en la esquina superior derecha.
Paso 2: Pulsa la opción $0027Notificaciones de correo electrónico para los formularios de Google$0027.
Paso 3: En la nueva ventana emergente, selecciona la opción $0027Create Email Notification$0027.
Otra ventana aparece en la esquina inferior derecha de la pantalla. A continuación, puede proceder a establecer algunas reglas, hacer la personalización e introducir las direcciones de correo electrónico que desea que se envíen las respuestas del formulario.
Paso 4: Introduzca un nombre para la notificación en la sección "Nombre de la regla". El nombre puede ser cualquier cosa; puede ser el mismo que el título/nombre del formulario.
Paso 5: En el espacio llamado $0027Dirección(es) de correo electrónico para notificar$0027, introduzca todas las direcciones de correo electrónico a las que le gustaría enviar las respuestas del formulario.
Separa cada dirección de correo electrónico con una coma.
Paso 6: Después de agregar las direcciones de correo electrónico, desplácese hasta la parte inferior de la ventana y pulse el botón Guardar regla.
Paso 7: Una notificación de éxito que le informa de que se ha creado la regla del formulario. Y eso es todo. Ahora puede proceder a compartir su formulario con los encuestados.
Cada vez que alguien rellene el formulario, las respuestas de todos los encuestados se enviarán a todas las direcciones de correo electrónico especificadas en la regla del formulario.
Administrar las respuestas del formulario con múltiples correos electrónicos
Ahora que ya sabes cómo enviar respuestas de un formulario de Google a varias personas (léase: direcciones de correo electrónico), echemos un vistazo a la gestión de las mismas si necesitas modificarlas. Digamos que quieres añadir o eliminar una dirección de correo electrónico más adelante. ¿Cómo lo haces?
Bueno, es bastante fácil. Siga los pasos que se indican a continuación.
Paso 1: Abre el formulario que quieras administrar en el panel de Google Forms. Toca el icono del complemento.
Paso 2: Selecciona "Notificaciones de correo electrónico para los formularios de Google".
Paso 3: Pulse $0027Manage Form Settings$0027.
Paso 4: Justo debajo de la regla que has creado, pulsa Edit.
Paso 5: A continuación, puede proceder a alimentar una dirección de correo electrónico adicional, eliminar una, y hacer cualquier otra modificación a la configuración de la respuesta.
Nota: Recuerda separar las direcciones de correo electrónico múltiples con una coma.
Llevar a todo el mundo
Poder compartir automáticamente las respuestas de una encuesta, de una confirmación de asistencia u otros eventos con varias personas (compañeros de equipo, de trabajo, etc.) es una forma eficiente de mantener a todos informados sobre las nuevas actualizaciones de un formulario. Sigue la guía paso a paso que aparece arriba y podrás enviar las respuestas de Google Forms a varias direcciones de correo electrónico en un abrir y cerrar de ojos.
Siguiente: La lógica condicional ayuda a darle sabor a tus formularios de Google. Lee el artículo que aparece a continuación para aprender a hacer que tus formularios sean más inteligentes y concisos añadiéndoles lógica condicional.
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