Dado que un trabajador de oficina promedio recibe más de 100 correos electrónicos por día, administrar su bandeja de entrada puede resultar abrumador. Una buena forma de mantener el orden es desviar automáticamente los mensajes entrantes a diferentes carpetas de Outlook. Puede hacerlo configurando una regla, ya sea a través de un correo electrónico existente o utilizando el Asistente de reglas.
Opción 1: crear una regla desde un correo electrónico
Este es el método más rápido y sencillo para desviar correos electrónicos de su bandeja de entrada a una carpeta de su elección.
Paso 1. Haga clic derecho en cualquier mensaje del remitente que desee filtrar.
Paso 2. Pase el mouse sobre "Reglas" y seleccione "Crear regla".
Paso 3. Marque la casilla junto a "Desde [sender’s name].”
Paso 4. Marque la casilla "Mover el elemento a la carpeta:" y seleccione la carpeta en la siguiente ventana emergente.
Paso 5. Haga clic en "Aceptar".
Paso 6. Outlook le indicará que se ha creado la regla y le preguntará si desea "Ejecutar esta regla ahora en los mensajes que ya están en la carpeta actual". Marque esta casilla para aplicar la regla a cada mensaje coincidente en su bandeja de entrada.
Paso 7. Haga clic en "Aceptar".
Opción 2: usar el asistente de reglas (método avanzado)
Si desea tener más control sobre cómo se filtran los mensajes, deberá utilizar el Asistente de reglas de Outlook. Aunque este método es más difícil y requiere más tiempo, le permite automatizar más acciones y realizar ajustes.
Paso 1. Navegue hasta el grupo "Mover" en la pestaña Inicio. Haga clic en "Reglas" y seleccione "Administrar reglas y alertas..."
Paso 2. En la siguiente ventana, haga clic en "Nueva regla..."
Paso 3. En "Comenzar desde una regla en blanco", elija "Aplicar regla en los mensajes que recibo".
Paso 4. Haga clic en "Siguiente".
Paso 5. Seleccione las diversas condiciones que desea aplicar (por ejemplo, de personas o grupo público).
Paso 6. Luego, haga clic en el texto subrayado en azul para cada una de sus condiciones para especificar los detalles, como el nombre del remitente o el nivel de importancia. Haga clic en "Siguiente".
Paso 7. Haga doble clic en el nombre o grupo público en la ventana "Dirección de regla" y haga clic en "Aceptar".
Paso 8. Haga clic en "Siguiente".
Paso 9. Marque "moverlo a la carpeta especificada".
Paso 10. En el cuadro inferior, haga clic en la palabra subrayada en azul "especificado" y elija la carpeta de destino para sus correos electrónicos. Haga clic en "Siguiente".
Paso 11. Asigne un nombre a la regla (por ejemplo, enviada solo a mí) y marque la casilla "Activar esta regla". Opcionalmente, puedes elegir "Ejecutar esta regla ahora en los mensajes que ya están en la 'bandeja de entrada'" marcando esa casilla también.
Paso 12. Finalmente, haga clic en "Finalizar".
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