15 mejores formas de organizar eficazmente las notas en Microsoft OneNote

Microsoft OneNote es una poderosa herramienta para tomar notas si sabes cómo usarla. Comparado con otras aplicaciones para tomar notas como Google Keep, Apple Notes, Bear Notes, etc., OneNote siempre gana la carrera. El mérito es del enorme número de características que ofrece la aplicación. Sin embargo, la organización de notas
puede ser tedioso en OneNote si no estás familiarizado con todas las características de su organización. Por eso, en este post le diremos las mejores formas de organizar sus notas en OneNote.

Microsoft tiene dos aplicaciones OneNote: OneNote y OneNote 2016. Deberías comprobar las diferencias entre ellas y ver cuál de ellas estás usando. Los siguientes consejos para organizar las notas funcionarán en Microsoft OneNote en Windows. También puede utilizarlas en otros dispositivos.

Empecemos.

1. Crear varios cuadernos

Me gusta OneNote porque ofrece una estructura jerárquica de carpetas. En la parte superior, se encuentran los cuadernos. Inicialmente, tendrás un solo cuaderno. Pero puedes crear tantos como quieras. Cada cuaderno consta de varias secciones y páginas. Puedes tener cuadernos separados para el trabajo, el uso personal, o diferentes temas como libros, proyectos, temas, etc.

Para crear un cuaderno, haga clic en el nombre del cuaderno en la parte superior. Luego, haga clic en la opción Agregar cuaderno en la parte inferior. De manera similar, puede crear cuadernos adicionales en OneNote. Consulte siete consejos útiles para los cuadernos de OneNote.

Consejo: ¿Enfrentar problemas de sincronización con OneNote? Averigua cómo solucionar el error de sincronización de OneNote en Windows y Mac.

2. Crear secciones y grupos de secciones

Haga clic en el Cuaderno para abrirlo. Las secciones te saludarán. Puedes crear subsecciones dentro de cada sección. Por ejemplo, si ha creado un cuaderno para cada materia como Matemáticas, Ciencias, Inglés, etc., las secciones tendrán capítulos para cada cuaderno. Además, puede crear una subsección para cada capítulo.

Para crear una sección, abra el cuaderno y haga clic en Agregar sección en la parte inferior. Nómbrela según sus necesidades. Puedes renombrarla más tarde.

Para crear una subsección, haga clic con el botón derecho del ratón en el espacio que hay debajo de las secciones. Haga clic en Nuevo grupo de secciones. Dale un nombre al grupo de secciones. Los grupos de secciones tendrán una flecha junto a su nombre. Utilice el atajo de teclado Ctrl + T (Windows) o Comando + T (Mac) para añadir una nueva sección.

Arrastre las notas existentes que desea agregar en el grupo de secciones. Para crear una nueva sección directamente debajo del grupo de secciones, haz clic con el botón derecho del ratón en la sección y selecciona Nueva sección. Utiliza la pequeña flecha junto al grupo de secciones para mostrar u ocultar las subsecciones.

3. Crear páginas y subpáginas

Ahora, las secciones incluyen páginas y subpáginas. Escribirás tu contenido real en las páginas. Cada página tiene un título que define el contenido dentro de ella. Intenta usar un título descriptivo y reconocible para tu página. Los títulos de las páginas se añaden en la parte superior de la página.

Para crear una página, haga clic en la opción Agregar página en la parte inferior del área de la página. También puede hacer clic con el botón derecho del ratón en el espacio y seleccionar Nueva página. También puede usar Ctrl + N (Windows) o el atajo de teclado Command + N (Mac) para crear una página.

Para crear una subpágina, haga clic con el botón derecho del ratón en una página y seleccione Crear subpágina en el menú. La página se convertirá en la subpágina de la página que está encima de ella. También puede usar Ctrl + Mayúsculas + Alt + N como método abreviado de teclado para crear una nueva subpágina. Haga clic con el botón secundario en las subpáginas para opciones como promover y colapsar la subpágina, si es necesario. Utilice la flecha pequeña junto a la página para mostrar u ocultar las subpáginas.

Es interesante que también puedes crear una subpágina a partir de una subpágina. Sólo tienes que hacer clic con el botón derecho del ratón en una subpágina y seleccionar Crear subpágina.

Siempre puedes borrar o crear más secciones, subsecciones, páginas y subpáginas. Así que amplíalo sobre la marcha. Intenta añadir números a los títulos de las páginas para identificarlas o usa emoticonos para una mejor visibilidad. Para añadir un emoji, usa la tecla Windows + punto (.) para iniciar el panel de emoji en tu PC con Windows.

4. Usar la búsqueda para encontrar notas

Una vez que empiece a añadir notas en OneNote, puede resultar difícil encontrar rápidamente la nota adecuada entre varias secciones y páginas. Utilice la ayuda de la función de búsqueda de OneNote para encontrar su nota. Haga clic en el icono de búsqueda en el lado izquierdo de OneNote y escriba cualquier término presente en su nota. Se mostrará una lista de notas que contienen el término de búsqueda. Haga clic en la nota que desea abrir.

Haz clic en el segundo cuadro desplegable debajo de tu cuadro de búsqueda para elegir dónde quieres buscar. Puedes buscar en todos los cuadernos, en el cuaderno actual, en la sección actual o en la página. También puede utilizar Ctrl + F para buscar dentro de la página actual y Ctrl + E para buscar en todos los cuadernos. La búsqueda también puede ser útil para encontrar etiquetas, como se muestra a continuación.

5. Usar etiquetas

Las etiquetas en OneNote son una forma de marcar tu frase o párrafo para indexarlo y encontrarlo rápidamente. Considéralas como etiquetas para tus notas. Pero en lugar de etiquetar toda la nota, puede crear una etiqueta para una sola oración/párrafo. Más tarde, cuando necesite encontrar la etiqueta, utilice la búsqueda para encontrar las etiquetas, y será llevado a la posición exacta de su nota etiquetada.

OneNote ofrece varias etiquetas predefinidas como definiciones, estrellas, listas de tareas, etc. Tomemos el ejemplo de las etiquetas de definición. Si tiene varias definiciones esparcidas por sus cuadernos y quiere revisarlas, añada la etiqueta de definición y luego busque la misma. Incluso puedes crear etiquetas personalizadas.

Para crear una etiqueta, coloca tu curso en cualquier lugar del texto que quieras etiquetar. A continuación, haz clic en la pequeña flecha hacia abajo que se encuentra junto al icono de la lista de tareas pendientes que se encuentra en la parte superior, bajo la pestaña Inicio, y elige la etiqueta adecuada. Repite el procedimiento para desmarcarte. Incluso puedes hacer clic con el botón derecho del ratón y etiquetar el texto.

Para encontrar la etiqueta, abra la búsqueda en OneNote y haga clic una vez en el cuadro de búsqueda. Aparecerán las etiquetas utilizadas en sus cuadernos. Si no ve su etiqueta, escriba el nombre y busque. Haz clic en la etiqueta para ver los resultados.

6. Notas de reordenación

Una vez que haya creado secciones o páginas, puede reordenarlas fácilmente para mantener juntas secciones o páginas similares. Puedes usar esta funcionalidad para añadir subsecciones y subpáginas. Sólo tienes que arrastrar y soltar la sección o la página a la ubicación deseada. Puedes reordenar los elementos dentro de la misma sección o de diferentes secciones y cuadernos.

Alternativamente, si arrastrar y soltar se siente como una molestia, haga clic con el botón derecho del ratón en el elemento que desea mover o copiar y seleccione Mover/copiar. A continuación, elija el nuevo destino.

7. Clasificar las páginas

OneNote ofrece varias formas de ordenar sus páginas. Puede organizarlas manualmente, como se muestra arriba, o utilizando los modos de clasificación disponibles: Alfabético, Fecha de creación y Fecha de modificación. Para ello, haga clic en el icono de ordenación en la parte superior de la lista de páginas. Seleccione el modo según sus necesidades.

8. Código de colores Tus notas

Para identificar fácilmente sus secciones y cuadernos, puede codificarlos por colores. Puedes usar el mismo color para tipos de secciones similares. Siempre elige el color con el que te puedas identificar fácilmente. Luego, haga clic con el botón derecho del ratón en el nombre de la sección o del cuaderno y seleccione Color en el menú. Luego elija el color que desee.

Pro Tip: También puedes cambiar el color de fondo de tu página. Para ello, ve a la pestaña Ver en la parte superior y selecciona Color de la página.

9. Usar el formato de texto

No es ningún secreto que puedes personalizar tu texto en OneNote usando opciones básicas de formato como negrita, cursiva, subrayado, etc. Incluso puedes crear listas con viñetas y numeradas y cambiar el estilo y el tamaño de la fuente. Además, puedes dar formato al texto usando varios estilos como encabezado, cita, código, etc. También puedes resaltar el texto para una mejor visibilidad en tus notas. Encontrarás todas ellas en la pestaña Inicio.

Consejo: ¿Estás pensando en cambiar a OneNote de Google Docs para escribir tus documentos? Conoce las diferencias entre ellos antes de cambiar.

10. Alinear el texto

Para una mejor legibilidad, puedes alinear tu texto en OneNote. Para ello, utiliza las opciones de alineación de la barra superior de la pestaña Inicio.

Alternativamente, pasa el ratón por encima del texto y verás un pequeño icono gris a la izquierda del texto. Arrástralo hacia la derecha para cambiar la alineación.

11. Notas de redimensionamiento

Cuando añada notas en las páginas de OneNote, notará un cuadro alrededor de sus datos. Puedes cambiar el tamaño y mover este contenedor según tus necesidades. Haz clic en cualquier lugar del texto para que el cuadro sea visible. Cuando aparezca el cuadro, cambie su tamaño usando sus bordes. Para mover el contenedor, pase el puntero del ratón por encima del borde superior del contenedor hasta que vea una flecha de cuatro lados. A continuación, mueve el contenedor.

12. 12. Página de clavijas para el menú de inicio

Para acceder rápidamente a un cuaderno, sección o página de OneNote, puede fijarlo en el menú de inicio. Con un clic en su icono en el Menú de Inicio, podrá acceder al elemento que desee. Haga clic con el botón derecho del ratón en el elemento (cuaderno, sección o página) que desea anclar y seleccione Anclar a Inicio en la lista.

13. Marcar como no leído

A veces, cuando estás ocupado, y escribes notas que te gustaría revisar más tarde, puedes marcarlas como no leídas. Eso lo diferenciará del resto de la colección. El título de la nota no leída estará en negrita. Esta característica puede ser útil para los estudiantes también. Si un determinado capítulo aún no ha sido leído por usted, sólo márquelo como no leído. Cuando marques una página como no leída, la sección correspondiente y el cuaderno también serán marcados como no leídos.

Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón en la página y seleccione Marcar como no leído.

14. Páginas de enlace

Una de las mejores maneras de organizar el contenido de OneNote es enlazando las páginas o secciones. Si ha utilizado Notion, debe estar familiarizado con las páginas de enlace. Averigüe cómo le va a Notion con OneNote.

Básicamente, puede crear un enlace para cada página o sección que puede añadir en otras páginas para hacer referencia a ellas. Al hacer clic en el enlace se abrirá inmediatamente la página enlazada. Puede utilizarlo para saltar de una página a otra dentro de OneNote. Para un mejor uso, agregue enlaces bidireccionales, es decir, en ambas páginas. Esto ayudará a que el cambio de página sea rápido. También puede crear una página de índice que enlace cada página.

Para crear un enlace para su página o sección, haga clic con el botón derecho del ratón en el nombre de la página o sección o haga clic con el botón derecho en cualquier parte de la página y seleccione Copiar enlace. El enlace se copiará en tu portapapeles.

Abre la página donde quieres pegarlo. Luego, haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona pegar. Haz clic en el enlace para cambiar de página. Para volver a la página anterior, utilice los botones de navegación Atrás y Siguiente en la esquina superior izquierda de OneNote.

15. Cuadernos de archivo

Si buscas la función de archivo en OneNote, no la encontrarás. Eso es porque se llama de otra manera: "Cerrar el cuaderno". Puedes ocultar todo el cuaderno del panel principal de OneNote cerrándolo. Cierre los cuadernos que no necesite ahora. Los datos en ellos permanecerán como están, excepto que no los verá. Siempre puede volver a añadirlos.

Para cerrar un cuaderno, haga clic con el botón derecho del ratón en el nombre del cuaderno y seleccione Cerrar este cuaderno.

Bono: Contraseña para proteger tus secciones

¿Tienes algo importante dentro de la sección de tu cuaderno? Bloquéalo con una contraseña. La protección con contraseña está disponible sólo para las secciones. Todas las páginas dentro de una sección serán bloqueadas. Haga clic con el botón derecho del ratón en la sección y seleccione Protección con contraseña. Aprenda en detalle sobre la protección con contraseña de las secciones de OneNote.

Diviértete organizando notas

Si recién comienza a organizar sus notas en OneNote, no se sienta abrumado por las características. Es probable que no consigas la configuración correcta de una sola vez porque organizar la información digital es un desastre. Experimente y vea lo que le funciona y lo que no. Marque esta página y visítela regularmente para ver si está usando todas las funciones de organización para sus notas.