Microsoft Outlook es el más solución de correo electrónico popular entre empresas y empresas. Cuando se trata de consumidores, Outlook va por detrás de Gmail. El correo de Outlook predeterminado viene con 15 GB de espacio para llenar. Con la cantidad de promociones bancarias o de marketing y otro material basura que recibimos, es muy fácil perder de vista esos correos electrónicos importantes. Puede evitar la situación archivando los correos electrónicos menos necesarios y eliminando los correos promocionales y no deseados.
Si su bandeja de entrada de Outlook se siente lenta o funciona de manera extraña, entonces debe archivar o eliminar los correos electrónicos irrelevantes. El archivo manual de correo electrónico puede ser un proceso lento y agotador.
Microsoft ofrece una función de bandeja de entrada enfocada, pero se limita a filtrar los correos electrónicos relevantes para el usuario. Otra adición útil son las reglas de Outlook. Es la versión de Outlook de IFTTT. Con Reglas, uno puede crear múltiples automatizaciones para mover ciertos correos electrónicos para archivar o eliminar la sección de correos.
En esta publicación, lo guiaremos a través de la función Reglas de Outlook y crearemos algunas reglas para archivar automáticamente los correos electrónicos de Outlook. La publicación también cubrirá otro truco adicional de Outlook para cancelar la suscripción de correos electrónicos irrelevantes de un solo lugar. Empecemos.
Crear regla de archivo automático desde el correo electrónico
La función Reglas de Outlook solo está disponible para Outlook Mac, Windows y Web. No puede acceder a la función Reglas en un dispositivo móvil. Para esta publicación, usaremos la web de Outlook, ya que funciona igual en todas las plataformas.
Paso 1: Abra la web de Outlook e inicie sesión con las credenciales de la cuenta de Microsoft.
Paso 2: Seleccione un correo electrónico irrelevante y ábralo.
Paso 3: Toque el menú de tres puntos y seleccione Crear regla.
Paso 4: Cree una regla para mover los mensajes del remitente a la carpeta Archivo.
Después de eso, todos los correos electrónicos del remitente se moverán directamente a la bandeja de entrada archivada. Aún puede acceder a ellos desde el menú Archivo en las carpetas.
Crear reglas de archivo automático desde la configuración de Outlook
El truco mencionado anteriormente mueve todos los correos electrónicos del remitente a los elementos de archivo. ¿Qué pasa si alguien quiere archivar correos electrónicos con ciertos temas o palabras clave del cuerpo del mensaje?
Por ejemplo, estoy agotado por las ofertas de préstamos, las actualizaciones de Coronavirus o cualquier otra basura de marketing de mi banco. Sin embargo, el estado de cuenta mensual de mi cuenta bancaria y las facturas de las tarjetas de crédito son algo que consulto con regularidad. Si tiene una preferencia similar sobre temas o materias, siga los pasos a continuación para configurar algunas reglas.
Paso 1: Abra la web de Outlook y diríjase a Configuración.
Paso 2: Vea todas las configuraciones de Outlook, y aparecerá el menú de configuración dedicado.
Paso 3: Seleccione la opción Reglas y seleccione Agregar nueva regla.
Paso 4: Llamemos Reglas bancarias y agreguemos una condición.
Paso 5: Agregue palabras clave que ya no sean relevantes para usted, he agregado los términos del mensaje como Préstamo, EMI, etc.
Paso 6: Cree una regla para mover todos los correos electrónicos a la carpeta Archivo y presione guardar.
Ahora, cada vez que reciba los correos electrónicos con palabras clave de préstamo, EMI o importantes, se moverán automáticamente a la carpeta Archivo.
Creemos otra regla útil. ¿Debemos? Todas las empresas envían correos electrónicos relacionados con el coronavirus a los usuarios. Mientras aplaudo sus esfuerzos, a veces se cansa leer noticias sobre el virus mortal a diario. Con la ayuda de las reglas de Outlook, puede archivar automáticamente ese correo antes de que llame su atención.
Paso 1: Abra la web de Outlook y vaya a Configuración> Correo> Reglas.
Paso 2: Démosle a la nueva regla el nombre 'Coronavirus' y agreguemos condiciones.
Paso 3: Agregue condiciones como si el cuerpo del mensaje incluye la palabra clave (como virus Corona o COVID-19) y luego mueva esos correos electrónicos a la carpeta Archivo.
He creado decenas de reglas de Outlook. Es una función poderosa y las posibilidades son infinitas. Así es como lo uso. Siempre que estoy de viaje de vacaciones, creo una regla para mover todos los correos electrónicos entrantes a una carpeta "Durante el viaje" para asegurarme de que nunca me interrumpan durante el tiempo familiar.
Algunas empresas imprecisas siguen enviando correos electrónicos no deseados en mi bandeja de entrada de Outlook. No me dejan otra opción que crear una regla de eliminación automática para eliminar esos correos electrónicos.
Cancelar la suscripción de remitentes de correo electrónico
La función de archivo automático es útil cuando desea mantener la bandeja de entrada limpia de correos electrónicos falsos. Pero si desea dejar de recibir correos electrónicos del remitente por completo, debe usar la función de cancelación de suscripción del correo electrónico.
Sin embargo, encontrar ese pequeño botón para cancelar la suscripción en cada correo puede llevar mucho tiempo y ser aburrido. Afortunadamente, con Outlook Web, puede ver todos los remitentes de correo electrónico con un botón para cancelar la suscripción en un solo lugar.
Paso 1: Abra la web de Outlook y diríjase a Configuración.
Paso 2: Vaya a Correo> Suscripciones.
Paso 3: Aquí verá la lista de remitentes de correo electrónico con un gran botón para cancelar la suscripción.
Paso 4: Cancele la suscripción a los innecesarios del menú y también puede tocar el menú de tres puntos para bloquear al remitente.
Utilizo esta función una vez cada trimestre para eliminar los correos electrónicos irrelevantes de la lista.
Mantenga limpia la bandeja de entrada de su correo electrónico
Microsoft Outlook incluye una excelente función de Reglas. Puede usarlo para eliminar automáticamente, archivar automáticamente los correos entrantes, moverlos a diferentes carpetas durante un tiempo determinado e incluso cancelar la suscripción del remitente innecesario desde el menú único. Ha mejorado mi experiencia de correo electrónico en una milla. ¿Cómo piensa utilizar las reglas de Outlook? Habla en la sección de comentarios a continuación.
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