Cómo otorgar y revocar permiso para editar documentos de Google en dispositivos móviles y en la Web

Google Docs es una excelente herramienta para escribir documentos de formato largo. Puede crear documentos completos, incluidas imágenes y otros gráficos presentes en Microsoft Word, pero también puede permitir que otros editen sus documentos. ¿Se pregunta cómo dar permiso para editar su documento de Google Docs a sus amigos o colegas? Consulte las instrucciones paso a paso para otorgar y revocar permisos de edición en Google Docs en PC, Android, iPhone y iPad.

En esta publicación, hemos cubierto cómo funcionan los permisos para compartir en Google Docs, seguido de instrucciones para otorgar, modificar o eliminar permisos de edición en dispositivos móviles y computadoras.

Empecemos.

Cómo funcionan los permisos para compartir de Google Docs

Puede compartir su documento de Google Docs de dos formas. En primer lugar, el documento se puede compartir con algunas personas seleccionadas solo agregando su ID de correo electrónico. Este tipo se conoce como restringido. En segundo lugar, cualquiera que tenga el enlace al documento puede ver el archivo. Los permisos de edición en ambos casos dependen de lo que los establezca manualmente, como se muestra en esta publicación.

Cuando se trata de ver y editar permisos, hay tres tipos:

• Espectador: Los usuarios solo pueden ver el documento de Google Docs. No pueden editar el documento ni hacer comentarios / sugerencias. Además, tampoco podrán compartir el archivo con más personas.
• Comentarista: Los usuarios pueden ver el documento y hacer comentarios y sugerencias. Pero no pueden editar ni compartir el documento.
• Editor: Los usuarios pueden editar el documento, agregar comentarios, aceptar o rechazar sugerencias e incluso compartir el documento con más personas.

Por lo tanto, debe configurar el permiso para compartir documentos en Editor si desea que otros editen el documento.

Comencemos primero con la PC, luego con el móvil.

Cómo otorgar permiso para editar Google Docs en PC

Dado que un documento de Google Docs se puede compartir de dos formas, los pasos para otorgar o revocar el permiso para editar difieren ligeramente. Así que lo hemos cubierto por separado.

Método 1: conceder permiso para editar documentos de Google solo para unos pocos usuarios seleccionados

Paso 1: Abra el documento de Google Docs cuyo permiso desea cambiar.

Paso 2: Cuando se abra el documento, haga clic en el botón Compartir en la parte superior. También puede hacer clic en Archivo> Compartir en la barra de menú superior.

Paso 3: Se abrirá la ventana emergente Compartir. Si otorga el permiso para compartir por primera vez, debe seleccionar cómo desea compartir el archivo.

Si desea que solo unas pocas personas accedan al archivo, asegúrese de que esté seleccionado Restringido en la sección Obtener enlace.

Paso 4: Luego, agregue el ID de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el documento en el cuadro 'Agregar personas y grupos'.

Paso 5: Cuando ingrese la ID de correo electrónico, aparecerá un cuadro desplegable. Haga clic en él y seleccione Editor. Finalmente, presione el botón Enviar. Puede modificar o revocar el permiso más tarde como se muestra a continuación.

Consejo: Haga clic en el botón Configuración en la ventana emergente para compartir si no desea que los usuarios con permiso de edición cambien los permisos o compartan el documento.

Cómo revocar o modificar el permiso de edición para usuarios seleccionados

Abra el documento de Google Docs y haga clic en el botón Compartir en la parte superior.

Se abrirá la ventana emergente para compartir. Aquí puede ver los nombres de las personas con las que ha compartido el archivo. Haga clic en el cuadro desplegable junto a la ID de correo electrónico de las personas para cambiar el permiso; seleccione Visor o Comentarista. En caso de que no desee que el usuario ni siquiera vea el archivo, haga clic en Eliminar. Finalmente, haga clic en el botón Guardar.

Consejo: Consulte nuestra guía detallada sobre cómo agregar y administrar comentarios en Google Docs.

Método 2: conceder permiso para editar documentos de Google para todos los usuarios

Haga clic en el botón Compartir en la parte superior de su documento de Google Docs. En caso de que desee que cualquier persona con el enlace tenga permiso de edición, haga clic en "Cambiar a cualquiera que tenga el enlace" en la sección Obtener enlace.

Luego haga clic en el cuadro desplegable Visor y seleccione Editor. Presiona el botón Guardar. Copia el enlace y compártelo.

Nota: Cualquiera en Internet que pueda acceder al enlace puede editar su documento si el permiso está configurado como Editor. Asegúrese de compartir el enlace solo con los usuarios de confianza.

Cómo revocar o modificar el permiso de edición para todos los usuarios en la PC

Para revocar el permiso, haga clic en el botón Cambiar debajo de la sección Obtener enlace, que aparece cuando hace clic en el botón Compartir de su documento.

Haga clic en el cuadro desplegable Editor para cambiar el permiso a Visor o Comentarista. En caso de que desee compartir el documento solo con unas pocas personas seleccionadas, haga clic en el cuadro desplegable junto a 'Cualquiera con el enlace' y seleccione Restringido. Haga clic en el botón Listo para guardar los cambios.

Cómo otorgar permiso para editar documentos de Google en Android, iPhone y iPad

Paso 1: Abra el documento de Google Docs.

Paso 2: Toca el icono Compartir en la parte superior. Alternativamente, toque el ícono de tres puntos y seleccione Compartir y exportar> Compartir.

Consejo: Verás cómo se comparte el archivo en la parte inferior.

Paso 3: De forma predeterminada, el permiso está establecido en Restringido. Por lo tanto, deberá ingresar las direcciones de correo electrónico con las que desea compartir el documento. Toque el cuadro desplegable debajo de la dirección de correo electrónico para elegir Editor. Pulsa el botón Enviar.

En caso de que desee que alguien con el enlace vea y edite el archivo, haga clic en el texto escrito en la sección Quién tiene acceso en la parte inferior. Si el archivo aún no se ha compartido, verá No compartido. De lo contrario, verá las imágenes de perfil de los usuarios con los que se comparte el archivo.

Haga clic en Cambiar debajo de 'Solo las personas agregadas pueden abrir con este enlace. Seleccione Editor de la lista si desea que cualquier persona con el enlace edite el documento.

Cómo revocar o modificar el permiso de edición de Google Docs en dispositivos móviles

Abra el documento requerido y toque el icono Compartir. Toque el área debajo de la sección Quién tiene acceso.

A revocar el permiso de edición para los usuarios seleccionados, toque Editor debajo de la dirección de correo electrónico. Seleccione Visor o Comentarista de la lista.

Para revocar el permiso de edición para todos, toque Cambiar debajo de 'Cualquier persona en Internet con este enlace puede editar'. Seleccione Visor o Comentarista.

Permitir con cautela

Como se mencionó anteriormente, si elige Cualquiera con el enlace puede editar la configuración, asegúrese de compartir el archivo solo con usuarios de confianza. Además, solo 100 personas pueden trabajar (ver, editar o comentar) en un documento de Google Docs al mismo tiempo. En caso de que desee que más personas trabajen simultáneamente, debe publicar el archivo.