De forma predeterminada, el formato condicional en Excel le permite formatear el aspecto de la celda (como la fuente o el color de fondo) según su propio valor. Pero al ampliar el rango de la "verificación", puede aprender cómo formatear una fila completa basándose en una celda de ella.
Parte 1: Formatear Excel a una fila completa según el valor de una celda
Para simplificar un poco las cosas, tendremos una tabla de muestra de B2 que muestra información de los empleados, incluido cuándo finaliza su contrato. Verificaremos si esa fecha ya pasó y formatearemos toda la fila en rojo.
Como referencia, así es como se vería una tabla de empleados.
Paso 1. Seleccione todo el rango donde están sus datos (excluyendo los encabezados). En este caso, usamos B2:G6.
Paso 2. Haga clic en "Formato condicional" y luego seleccione "Nueva regla".
Paso 3. Elija la opción "Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear".
Paso 4. En la fórmula, usaremos la función: =$G2<TODAY()
Esta fórmula recorrerá toda la tabla. Dado que la columna "G" tiene un "$" delante, se bloqueará para verificar la fecha de finalización del contrato. El indicador de "fila" se moverá a medida que la fórmula avanza en la tabla y debe comenzar con la primera fila donde están los datos (en este caso, 2).
Paso 5. Haga clic en el botón "Formato", luego vaya a la pestaña "Rellenar" y elija el color con el que rellenar la celda. También puede elegir formato adicional si lo desea. Cuando esté satisfecho con la elección, seleccione "Aceptar".
Paso 6. Haga clic en "Aceptar" en el menú Formato condicional para guardar los cambios.
Como resultado, se resaltan las fechas que ya pasaron (al momento de escribir este artículo), así como toda la fila en la que se encuentran.
Si desea combinar varios criterios, puede utilizar las funciones OR o AND, que tienen requisitos de formato específicos (como OR(prueba_lógica1,prueba_lógica2…)). Para buscar una subcadena específica dentro de una celda, use la función =SEARCH(”string”,$ColumnRow)>0.
Puede crear varias reglas para la misma tabla. En el caso anterior, creamos una regla para resaltar todos los contratos actuales en verde. Luego, puede ir a "Formato condicional" y "Administrar reglas" para ver todas las reglas que se aplican a la tabla. Utilice las flechas hacia arriba y hacia abajo para cambiar las prioridades de las reglas (se aplicará la última regla que sea verdadera).
Parte 2: Cómo dar formato a una fila si hay una casilla marcada en Excel
Alternativamente, para verificaciones simples de sí o no, puede implementar casillas de verificación en las celdas que actuarán como "verdadero" o "falso" lógico en función de las cuales formatear la fila.
En particular, deberá habilitar la pestaña Desarrollador en Excel para versiones que no sean Excel 365 (lo que se puede hacer a través de Opciones > Personalizar cinta > Habilitar el cuadro Desarrollador en el panel derecho).
Después de eso, puede agregar una casilla de verificación a la tabla desde la pestaña Desarrollador desde "Controles" y luego "Casilla de verificación". Esto coloca una casilla de verificación en la mesa, que debe colocarse en su lugar.
Para esto, agregamos una columna H para mostrar el estado civil de un empleado.
Paso 1. Agregue cinco casillas de verificación a la tabla. Para cada uno, elimine el texto, luego haga clic derecho sobre él y seleccione "Control de formato".
Paso 2. En la pestaña "Control", ingrese la referencia absoluta a la celda en la que se encuentra la casilla de verificación (por ejemplo, el primer cuadro será "$H$2").
Paso 3. Seleccione el nuevo rango de tabla y cree formato condicional. Esta vez, la fórmula será “=$H2=TRUE” ya que estamos usando la columna H.
Paso 4. Seleccione su formato y haga clic en "Aceptar" en ambos cuadros.
Hemos eliminado las reglas anteriores para que las cosas sean más fáciles de ver.
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